Registraduría

Los expedientes de los estudiantes están protegidos por la Family Educational Rights and Privacy Act (FERPA). Sólo el estudiante o personas oficialmente autorizadas, según definido por FERPA, tienen el derecho de acceso al expediente. En esta oficina puede solicitar el programa de clases, transcripciones, certificaciones, copia de documentos, credencial de graduación, entre otros. 

Si necesita asistencia puede comunicarse al 787-743-5327 ext 22 de 8:00 am - 3:00 pm de lunes a jueves o enviar un email.

Family Educational Rights and Privacy Act


Estudiantes Ivaem College en cumplimiento con la Family Educational Rights and Privacy Act (FERPA) (34 CFR 99.7) provee al estudiante acceso a su expediente académico, derecho a solicitar que se enmiende la información contenida en el expediente y le garantiza cierto control sobre la divulgación de su información académica. Estos derechos incluyen:

  • El estudiante tiene derecho a inspeccionar y revisar el expediente académico dentro de los 45 días en que la Institución Educativa reciba la solicitud para acceso a los mismos. El estudiante someterá al registrador una solicitud escrita identificando los expedientes o documentos que deseen inspeccionar. El registrador hará los arreglos para la inspección y le informará al estudiante cuándo y dónde los podrá inspeccionar.
  • El estudiante tiene derecho a solicitar las enmiendas a los expedientes que el estudiante entienda que son correctas. La solicitud de corrección debe identificar claramente las partes que desean ser cambiadas. Si la Institución Universitaria, decide no cambiar la información debe informar al estudiante en relación con su derecho a una audiencia o vista en relación con su solicitud de enmienda.
  • El estudiante tiene derecho a consentir en relación con mostrar u ofrecer información identificada con lo personal contenida en los expedientes educacionales, exceptuando la información que FERPA autorice a mostrar sin consentimiento. Una excepción, en que se permite mostrar información sin consentimiento, es cuando se muestra a oficiales de la escuela que tengan un legítimo interés educacional. El legítimo interés educacional se define como la necesidad de revisar un expediente educacional en orden de realizar su responsabilidad profesional.
  • El estudiante tiene derecho a presentar una querella al Departamento Educación Federal en relación con las alegaciones de incumplimiento por parte de la institución universitaria con los requerimientos de la Ley FERPA. El Título 1 de esta legislación requiere a las instituciones de Educación Superior que reciben fondos de los Programas del Título IV del Departamento de Educación Federal, el proporcionar información a toda persona vinculada o que pueda vincularse con la institución de los índices y tasas de retención, graduación y transferencias fuera de la institución de los estudiantes en general. Además, se requiere el cumplimiento con los estatutos contenidos bajo el Título 11 de la referida ley, conocido como el “Crime Awareness and Campus Security Act of 1990”.
Los estudiantes que entiendan que la institución ha incumplido con estas obligaciones, tienen derecho a querellarse en: Family Policy Compliance Office, US Department of Education, 400 Maryland Avenue SW, Washington DC 20202-4605. Padres o Tutores
  • FERPA fue promulgada para dar a los estudiantes acceso a su expediente académico y para proteger su privacidad. A menos que un estudiante sea legalmente dependiente, FERPA prohíbe a la institución divulgar la información de la cuenta del estudiante a un padre o tutor sin el consentimiento del estudiante.
  • Una declaración de impuestos actual que nombre al estudiante como dependiente es suficiente documentación para corroborar la dependencia para fines de FERPA. Al recibir una declaración de impuestos que califique, Ivaem College divulgará la información de la cuenta del estudiante por correo electrónico, teléfono o correo a los padres o tutores.




Baja Parcial o Total


Baja Parcial (WP)

  • El estudiante la radica voluntariamente para darse de baja de un curso. Tiene para radicarla hasta la novena semana desde la fecha de comienzo del semestre. Pasada la fecha el Instructor determinará la nota del curso a base de las calificaciones obtenidas hasta el último día presente.
  • La Registradora procesará una Baja Parcial (WP) cuando un estudiante se ausente 4 días consecutivos en un curso (ej. falto 4 lunes al curso C101) sin presentar evidencia que justifique las ausencias ni estableció comunicación con la escuela.
  • Debe visitar la Oficina de Asistencia Económica para orientarse si esta baja pudiera afectarle las ayudas económicas.
  • Debe visitar la Oficina de Finanzas para ver si la baja parcial tiene un efecto económico para el estudiante.
  • Cuando un estudiante se da de baja parcial y luego va a tomar nuevamente el curso en otro año académico, debe tener en cuenta que todos los cursos están sujetos a cambios, disponibilidad, horario y costos.
Baja Total (WT)
  • La radicó en persona o se comunicó con la Institución para que se le diera de Baja.
  • La baja total se radica en la Oficina de Registraduría utilizando la forma Solicitud de Baja Total.
  • Después del 60% de la duración del programa no hay reembolso.
Baja Administrativa (WR)
  • Causas para aplicar una Baja Administrativa (WR):
  • Estudiante a tiempo completo que se ausentó 6 días lectivos consecutivos o acumuló en el semestre 15 ausencias (25%).
  • Estudiante a medio tiempo que se ausentó 4 días lectivos consecutivos o acumuló en el semestre 8 ausencias.
  • Estudiante a menos de medio tiempo que se ausentó 4 días lectivos consecutivos o acumuló en el semestre 6 ausencias.
  • Estudiante no cumple con la Política de Asistencia o Progreso Académico Satisfactorio (PAS).
  • Violaciones a las Políticas Institucionales o Reglamento del Estudiante.




Consecuencias Financieras al Darse de Baja


Antes de tomar la decisión de darse de baja parcial, baja total o hacer ajustes en la carga académica el estudiante debe consultar la Oficina de Finanzas y la Oficina de Asistencia Económica como esta decisión le puede afectar financieramente. El estudiante, padre o tutor debe tener conocimiento que existen consecuencias financieras para el estudiante cuando se da de baja, según las siguientes: Ajuste de Carga Académica Si durante las primeras dos semanas del semestre el estudiante no se presenta a uno de los cursos en que se matriculó, seajustará el número de créditos en su matrícula por lo que pierde su estatus de estudiante a tiempo completo. En el caso delcurso de práctica externa, el ajuste se hará en la cuarta semana. Los ajustes podrían tener consecuencias financieras para elestudiante ya que se afecta la cantidad adjudicada de ayuda económica a la que en principio se estimó o tenía derecho. Debevisitar la Oficina de Finanzas para orientarse de cómo le afecta. Bajas Parciales WP Si ocurre durante las primeras dos semanas de clases a partir del primer día de clases del periodo de pago (semestre), se leajustará el costo del curso en un 88% (ej. Cook 101 = $804.00 – 88% = $96.48 cantidad a pagar). Finalizado dicho período, laInstitución cobrará el 100% del costo del curso. Baja Total WT Cuando un estudiante participante de fondos de Título IV (Pell) se da de baja o abandona sus estudios durante el período depago en el que comenzó a asistir, se determinara la cantidad de fondos a la cual el estudiante tiene derecho hasta la fecha dela baja y la cantidad no ganada.

  • Si la cantidad de Título IV ganada es menor a la cantidad desembolsada, la diferencia entre dichas cantidades debeser reembolsada a los fondos federales de Título IV.
  • Si la cantidad desembolsada al estudiante es menor que la cantidad ganada, el estudiante tiene derecho a undesembolso tardío de la cantidad de ayuda que no recibió.
  • El cálculo de las cantidades de Título IV ganada se realiza en proporción a los días asistidos dentro del período depago. Después del 60% de cada período de pago, el estudiante ha ganado el 100% de los fondos federales para eseperíodo de pago.
  • Los fondos de Título IV (Pell) no cubren el 100% de todos los cargos institucionales tras la baja del estudiante.
Consulte la Oficina de Asistencia Económica y la Oficina de Finanzas para recibir una orientación adecuada basada en su caso de cómo esta política le puede afectar financieramente. Baja No Oficial Ivaem College en cumplimiento de las regulaciones federales de ayuda financiera, establece como política que un estudianteque no obtiene calificaciones aprobadas en todos los cursos para un semestre, se considera como una Baja No Oficial a menosque la institución pueda documentar que el estudiante asistió a clases o participó en alguna actividad académica más allá del60% del semestre. Para retener la elegibilidad de ayuda financiera federal, estatal e institucional, el estudiante debe participar en actividadesacadémicas relacionadas más allá del 60% del semestre (periodo de pago).
  • Cuando el estudiante asistió a una o más de sus clases o participó en actividades académicas relacionadas más allá del 60%, se le asignará como fecha de baja el último día de asistencia a clases, según el registro del Instructor.
  • Cuando el estudiante no asiste a ninguna de sus clases, según su matrícula, ni participa en una actividad académicarelacionada, se le procesará una Cancelación de Matrícula.
Un estudiante que se retira antes del 60% del semestre y obtiene por lo menos una calificación mínima de 70% durante un período de pago para el cual se desembolsaron fondos federales, tendrá derecho a un cálculo prorrateado de reembolso de Título IV para determinar cuánto de los fondos ganó. Los dineros federales no ganados serán calculados con el programa R2T4 y devueltos al USDE de manera electrónica en el Sistema G5.




Documentos


Para procesar ciertos documentos se requiere tener la cuenta al día o no tener deuda. En este caso debe visitar la Oficina de Finanzas para conocer el estatus de su cuenta. Los documentos que forman parte de los requisitos de admisión no se devuelven, en todo caso se podría expedir una copia. No se expedirá ningún documento cuando el estudiante tenga deuda con la institución. Todos los documentos que forman parte del expediente se mantienen en custodia por cinco (5) años a partir del último día como estudiante activo, excepto la transcripción oficial de créditos que se mantiene en archivo por tiempo indefinido. Formularios: